jueves, 3 de julio de 2008

Cuadro de Mando y artesanía

Este jueves hemos tenido una reunión del grupo Q-Epea (Organizaciones Públicas por la Excelencia) centrada en el Cuadro de Mando. En la presentación que Joseba Pérez de Heredia y Juan Isasi han hecho de la experiencia del IVAP (Instituto Vasco de Administración Pública) en el uso de cuadros de mando han comentado que lo suyo era algo artesanal. Ciertamente no pudieron mostrarnos un programa informático de alta sofisticación. Lo suyo estaba construido en un modesto Excel. Sin embargo lo importante no era la forma sino el contenido. Cuantas veces hemos vistos maravillosos software, con gráficos impresionantes y tablas preciosas que no tienen detrás nada minimamente sólido. Lo fundamental de un cuadro de mando no es el programa informático que lo gestiona sino la sistemática de gestión que lo sustenta, la vinculación de ese cuadro de mando con la política y la estrategia de la organización.

Otra de las experiencias presentadas lo fue por Iñaki Elexalde y Jon Ziarsolo, de la
División de Inspección General de la Ertzantza. De nuevo artesanía, esta vez sobre un Power Point. A la vista de tanto artesano, que vive con humildad sus avances en gestión no puedo dejar de pensar que quizás pocas cosas hay tan valiosas como la buena artesanía. Una artesanía que trasmite la pasión de quien la hace por su trabajo.

La tercera experiencia la presentaron Pablo Ferre y Juan Pablo Ibarra de
LANTIK, la sociedad pública de la Diputación de Bizkaia para la prestación de servicios informáticos. En este caso sí había programa informático detrás de su experiencia, eso sí de desarrollo propio. Así que en este caso en casa del herrero la cuchara no era de palo. A pesar del apoyo tecnológico también aquí había artesanía ya que el programa lo habían hecho ellos mismos, lógicamente aprovechando sus conocimientos y sus recursos.

De estas presentaciones subrayo la importancia de buscar indicadores que realmente aporten información significativa a la toma de decisiones. En general, siempre pecamos por exceso más que por defecto. Pasamos de la nada a la inmensidad en esto de los indicadores. Otro aspecto importante es que sólo tiene sentido hablar de cuadro de mando cuando éste se integra en la sistemática de gestión, el resto es pura estética. Por último, importante el esfuerzo por evitar la proliferación de indicadores para diversos usos: para la ISO, para la EFQM, para los objetivos estratégicos,…. Hay que definir los indicadores que realmente necesitamos para gestionar nuestra organización y, a partir de ellos, establecer los diferentes formatos en que necesitamos presentarlos.

Fuente: E.VisualReport.com

La jornada la inicié con una presentación más conceptual sobre el Cuadro de Mando, las diferencias que aporta el concepto de Cuadro de Mando Integrar o Balance Score Card y los Mapas Estratégicos. Todo ello apoyándome en ejemplos de organizaciones privadas y comentando las modificaciones que se producen en su aplicación en administraciones públicas. Las ideas principales que he planteado han sido:

  • El Cuadro de Mando implica superar los censos de indicadores, en los que se recopilan todos los que la organización utiliza, para buscar un número más reducido que permita visualizar el avance de la organización.
  • El Cuadro de Mando ha de derivarse del enfoque estratégico de la organización, si bien pueden establecerse cuadros de mando específicos para diferentes ámbitos dentro de una misma organización. En todos los casos, el criterio para la elección de los indicadores que lo componen ha de ser la capacidad de valorar el avance hacia los objetivos estratégicos.
  • Un cuadro de mando implica superar el síndrome “todo es importante” o el trauma de “lo mío no está”.
  • No todos los foros necesitan disponer de los mismos indicadores... Y ninguno los necesita TODOS.
  • Los indicadores consumen recursos por lo que hay que limitarse a los que realmente necesitamos y sólo necesitamos los indicadores que utilizamos. Cuando un indicador no ha servido para tomar decisiones puede ser interesante para la memoria fin de año pero quizás no para un Cuadro de mando.
  • El Cuadro de Mando Integral implica algunas diferencias con respecto al Cuadro de Mando: Surge para equilibrar los cuadros de mando habituales en las empresas centrados en exclusiva en indicadores financieros. De ahí lo de “balanceado” o integral. Plantea un marco teórico sobre los indicadores a utilizar marcando cuatro perspectivas: financiera, clientes, recursos internos y aprendizaje y conocimiento. Tiene una pretensión de relación “causa-efecto” pero sugiere más bien una relación entre “fines y medios”.
  • En la aplicación al sector público de las perspectivas del cuadro de mando se alterna el orden de las perspectivas y se introducen otras nuevas. También hay quién incorpora una nueva perspectiva de gestión social y medio ambiental.
  • El concepto de MAPAS ESTRATEGICOS subraya la utilidad del Cuadro de mando Integral como forma de presentar y articular la estrategia de la organización.
  • El modelo EFQM y el Cuadros de Mando Integral pueden emplearse de manera complementaria.

1 comentario:

javier dijo...

Estoy totalmente de acuerdo en la importancia de contar con un cuadro de mando. en este caso, lo importante no es la cantidad sino la calidad. No por tener más indicadores se tiene más información. al contrario, nos podemos volver locos. No nos olvidemos que, además de la gestión, está el trabajo, la actividad diaria del desempeño.

Lo impoirtante es el seguimiento. De nada sirve tener un cuadro de mando maravilloso, si no hay un seguimiento y control rigurosos. Periodificado, con responsables, cronogramas, etc. He visto en muchas organizaciones controles que se realizan con periodicidad semestral o anual. en mi opinión. no deja de ser un brindis al sol, un amagar y no dar. ¿qué margen de maniobra tengo para corregir las desviaciones con dicha periodicidad?. Ninguno, aunque el cuadro de mando será excelente.