Aprender a escuchar: 12 claves para escuchar mejor

El Ayuntamiento de Vitoria ha puesto en marcha la Escuela Abierta de Ciudadanía, "un espacio de encuentro y formación, dentro del Servicio de Participación Ciudadana, abierto a todas las personas que viven en el municipio de Vitoria-Gasteiz". En la programación de este primer curso 2016-2017 me pidieron que impartiera una conferencia sobre algunas claves para aprender a escuchar. Vaya desde aquí mi agradecimiento al gran equipo del Servicio de Participación por la oportunidad que me dieron de compartir mis reflexiones y por la labor que están haciendo para abrir el ayuntamiento a la ciudadanía.

Adjunto el video de la conferencia (se inicia con una presentación de la propia Escuela), así como la presentación que utilicé.

Comencé planteando unas ideas previas:

1. - La principal limitación para la escucha es nuestra creencia de que poseemos La Verdad.
2. - Escuchar es abrirse al otro, aceptar la posibilidad de que él o ella pueda mostrarnos algo nuevo. Rafael Echeverría
3. - Escuchar es buscar la verdad del otro, tenerla en cuenta. Francesc Torralba
4. - Escuchar es algo activo. No hay verdadera escucha desde la pasividad. Escuchar implica acción consciente e intencional… Para entender al otro, no para que crea que le escuchamos.
5. - Para escuchar mejor a otros, aprende a escucharte mejor a ti mismo.
6. - La escucha necesita tiempo… sin embargo, no hay un tiempo para el escuchar. La escucha ha de ser constante.

Y después compartí 12 claves para escuchar mejor:

1. #1 Estar presente. Y no solo en cuerpo. Estar entregado a entender a la otra persona en cuerpo y alma,
2. #2 Baja el volumen a tu conversación interna. A menudo las películas que nos contamos sobre el otro, sobre nosotros, sobre la relación, no nos dejan escuchar.
3. #3 Deja de escuchar intenciones. Atribuirnos la capacidad de saber la intención del otro es una arrogancia que nos cierra a entender.
4. #4 Gestiona tus emociones Fluir de una emoción a otra para responder en lugar de reaccionar. No somos responsables de que surjan, pero sí de quedarnos en ellas y dejar que nos atrapen. Bajar la intensidad emocional, tomar distancia, nos ayudará a escuchar mejor.
5. #5 Reconoce las emociones de la otra persona. Escuchar también es hacer visible que hemos identificado las emociones, los sentimientos de la otra persona. Que las reconocemos. Al margen de nuestra opinión sobre ellas, las emociones son de la otra persona, negarlas es negarla a ella.
6. #6 Da legitimidad a la otra persona. Presunción de inteligencia. Si el otro dice lo que dice quizás hay algo inteligente en ello, no lo desperdicies por poco que pudiera ser. 
7. #7 Deja espacio y tiempo para que la otra persona se exprese. Respeta su ritmo de expresión. Respeta sus silencios. No termines sus frases. No interrumpas. No introduzcas tu propia experiencia cuando está contando la suya.
8. #8 Presta atención a la comunicación no verbal.
9. #9 Sé consciente de tus interpretaciones. Escuchar implica interpretar. Por ello la escucha nunca dejará de ser una aproximación. Sólo la otra persona puede validar mi interpretación.
10. #10 Valida lo dicho por la otra persona. Me siento escuchado cuando siento el esfuerzo de la otra persona por entenderme, aunque no comparta mi opinión. Devuélvele al otro con tus propias palabras lo que crees que ha querido expresar. Parafrasea.
11. #11 Pregunta para entender. Con frecuencia las personas escuchamos más preocupados por responder que por entender.
12. #12 La escucha genera escucha. Una de las principales razones que hace que no seamos escuchados es que la otra persona no sienta que nosotros nos esforzamos en hacerlo.

1. "Saber escuchar es saber aprender, de la misma manera que saber aprender implica escuchar. Aprender no es otra cosa que abrirse a ser transformado, a cambiar, a ser diferente, con la expectaIva de ser mejor, de tener más capacidad de acción" Rafael Echeverria

Aprender a escuchar from Enrique Sacanell

¿Qué hace un chico como tú escribiendo sobre un tema como éste?

Hace poco más de un año anunciaba mi intención de escribir un libro sobre las conversaciones difíciles. Esa intención se convirtió en acción y, sorteando la dificultad de hacer el hueco necesario en la frenética actividad diaria, el libro está terminado. Bueno, está terminada la redacción inicial. Aún tendrá que pasar algunas revisiones, maquetación y demás. Sin embargo ya dejo atrás el reto de sentarme ante una hoja en blanco para iniciar cada capítulo.

Cuando le comuniqué a mi editor (Libros de Cabecera) que estaba a punto de terminar la redacción del libro, retomamos la búsqueda de un buen título para la obra. Ya habíamos realizado una tormenta de ideas que había generado varias decenas de opciones. Después cribamos una docena que nos gustaba a ambos y, finalmente, seleccionamos las cinco opciones que nos parecían mejores. Aprovechando las oportunidades que dan las redes sociales planteé una encuesta y 110 personas votaron sus preferencias. El 63% eligieron "¿Cómo se lo digo? El arte de llevar conversaciones difíciles?".

La generosidad de tantas personas no le limitó a sacar un momento para ayudarme en la elección del título sino que realizaron sugerencias y comentarios. Uno de ellos me conectó con los momentos en que me planteé escribir un libro y reflexionaba sobre su contenido. Me pareció que se preguntaba ¿qué hace un chico como tú escribiendo un libro sobre un tema como éste?, utilizando libremente el título de la canción de Burning. Sin embargo, como expliqué en este post, una organizacion se constituye a través de una red de conversaciones y son conversaciones las que abren las puertas hacia un cambio profundo. Cierto es que las conversaciones generan y dependen a su vez de estructuras y sistemas, sin embargo la habilidad en su manejo es crucial para gestionar cambios sostenibles y transformadores. Especialmente en aquellas situaciones que nos resultan dificiles.

Resulta curioso que durante mis estudios de sociologia estuve centrado durante los primeros años en los aspectos mas macrosociales para acabar interesandome por la sociologia de la vida cotidiana, como forma concreta en que se manifiestan los procesos sociales. Ahora reproduzco el patrón pasando de la gestion del cambio en su vertiente más estructural, a uno de los mecanismos o herramientas básicas que lo generan: las conversaciones. Ya tengo algo más en lo que pensar.

Nicklas Luhmann, los sistemas y las personas.

No tuve malas notas mientras me licenciaba en Ciencias Políticas y Sociología. Es más, creo que aproveché el tiempo y la oportunidad que la universidad me dio. De hecho, algunas de las cosas que allí aprendí han sido esenciales en mi vida y lo siguen siendo.

Y no me refiero solo al hábito de investigar, leer, fundamentar, buscar referencias,... que es importante por si solo. También conocí pensadores y teorías que me dieron una determinada manera de ver el mundo. Berger y Luckman y su libro "La construcción social de la realidad"; Ron Harré y "El ser social"; Erving Goffman con obras como "La presentación de la persona en la vida cotidiana", "Internados", "Estigma" o "Relaciones en público". Allí conocí la teoría general de sistemas de Ludwig von Bertalanfly y su translación a la sociología de Walter Buckley.

Sin embargo, eso no me quita la sensación de que podría haberle sacado aún más partido. Así, por ejemplo, Max Weber y Talcott Parsons fueron autores que estudié pero que no leí hasta una vez finalizados los estudios. Antes eran demasiado "conservadores" para los territorios ideológicos en los que vivía por aquel entonces. Y otros corrieron peor suerte. Por ejemplo, Niklas Lehmann, discípulo precisamente de Parsons y que centro se trabajo en la elaboración de una teoría general de los sistemas sociales. Su polémica con Jürgen Habermas, vinculada a la Escuela de Frankfurt, lo hacía un autor poco apetecible. Para muchos universitarios de aquella época cualquiera que discutiera con Habermas "necesariamente" tenía que estar equivocado.

El caso es que uno va creciendo y adquiriendo una visión diferente de la vida. No digo mejor o peor, diferente. Ya veis que soy bastante comprensivo conmigo mismo (y trato de serlo también con los demás). Al fin y al cabo en cada momento hice y creí en lo que consideraba que era mejor para mi y para la sociedad en que vivo.

A lo que iba, desde hace unos años utilizo el enfoque sistémico para trabajar con equipos y organizaciones. Y eso me ha hecho revisar a Luhmann. En concreto, me he acercado a él con el libro "Sociedad y sistema: la ambición de la teoría" (Ed. Paidós). Es un libro pequeño que extracta algunas de sus ideas centrales, aunque lo mejor me ha parecido la introducción de Ignacio Izuzquiza. Así que voy a basarme en ella para subrayar algunas de las principales aportaciones de Luhmann.


La teoría de sistemas clásica (Ludwig von Bertalanffy) plantea que el sistema se define siempre respecto a un determinado entorno. Lehmann, en cambio, plantea una teoría de los sistemas autorreferentes, en los que "el sistema incluye en su misma constitución la diferencia respecto a su entorno y solo puede entenderse como tal desde esa diferencia". Posteriormente define al sistema como autorreferente y autopoiético, incorporando la teoría de la autopoiesis, de Maturana y Varela. Esto tiene una consecuencia significativa en relación con el concepto de observación, ya que "no hay nunca observación neutral que no se encuentre dirigida por una diferencia o por un conjunto de diferencias".

Interesante es también su planteamiento de que todo aquello que puede considerarse como una unidad lo es en tanto "unidad de diferencias". Sin diferencia no puede existir relación, unidad, complejidad, sistema, observación. En una lectura personal más aplicada, su enfoque conecta con la idea de que una persona, un equipo, una organización, solo puede entenderse en la relación con los otros, una relación que implica diferencia. Mirarlos de forma aislada nos hace perder la perspectiva del sistema social de que forman parte y contribuye a definirlos.

Me ha interesado también la importancia que da Luhmann a la paradoja. De hecho, como comenta Izuzquiza, "la observación, la diferencia, la autorreferencia llevan directamente a la paradoja". Lehmann la considera, en su modo creativo, "un destino inexcusable de toda teoría radical, que pretenda describir la sociedad moderna".

Quizás la aportación más desafiante y polémica de Lehmann sea su concepción de la sociedad como sistema autorreferente y autopoiético que se compone de comunicaciones. Pero lo radical de su planteamiento es que, en su perspectiva, "la sociedad no está compuesta de seres humanos, sino de comunicaciones". Las personas son el entorno de la sociedad, no componentes de la misma. "Los seres humanos -que son sistemas autorreferentes que tienen en la conciencia y en el lenguaje su propio modo de operación autopoiética- son el entorno de la sociedad, no componentes de la misma. Evidentemente, la sociedad supone a los hombres, pero no a modo de inclusión en ella, sino como su entorno". Eso no implica que no de valor a las personas, pero las entiende a modo de la relación de un  sistema y su entorno. Una relación que alcanza altos niveles de complejidad.

En cierta forma, Lehmann lleva al límite la idea de que en un sistema lo fundamental son los nexos, las conexiones, las relaciones entre los elementos que lo componen, más que los elementos en sí mismo. Un autor difícil de leer por lo abstracto de su planteamiento, derivado de su pretensión de construir un teoría general capaz de explicar la sociedad en su conjunto. En todo caso, te remueve las ideas preestablecidas, lo cual siempre es de agradecer.

Ahora un poco de novela negra para que se note que es verano.

Estrategias de positividad para las administraciones públicas

Hay organizaciones públicas que hacen las cosas muy bien y saben contarlo. Se hacen visibles y se convierten en referentes del buen hacer de la administración pública. Son las menos.

Hay muchas más que realizan un magnífico trabajo, prestan unos servicios de calidad, están implicadas en proceso de mejora e innovación... pero no logran transmitirlo con efectividad.

Cabria refugiarse en el socorrido argumento tan utilizado después de unas elecciones por quienes no han obtenido los resultados esperados: no sabemos comunicar. Sin embargo, por mi experiencia, en el caso de las administraciones públicas (lo de los partidos es otro cantar) el problema no es que no sepan comunicar. No se trata de que mejoren su estrategia de comunicación, sino de que se lo crean.

Probablemente influenciados por el clima hostil hacia lo público, se respira una cultura demasiado centrada en lo que falta. Las limitaciones, las dificultades, lo que no funciona bien se mira con una lupa de gran aumento, adquiriendo dimensiones enormes. En cambio, a lo que se logra se le quita valor con un "ya era hora", o "esto es lo mínimo que teníamos que hacer". Cuando precisamente si ha costado es muestra de que el logro no era fácil, ha requerido de mucha constancia y de mucho esfuerzo.

Incluso cuando las encuestas de satisfacción de las personas que utilizan los servicios públicos dan unos resultados más que notables o los indicadores comparativos muestran el grado de calidad de los servicios prestados, empleados y empleadas públicos encuentran argumentos para relativizar su buen hacer.

A esa "cultura depresiva" también hemos contribuido quienes, desde el deseo de mejorar, hemos orientado demasiado el foco a las "debilidades", las "áreas de mejora", generando una dinámica de "nunca es suficiente". Por eso, me interesan las aproximaciones "apreciativas", que orientan hacia lo que se hace bien para potenciarlo y hacia el futuro deseado, más que a lo que va mal o falta.

Me parece esencial desarrollar "estrategias de positividad" en las administraciones públicas. estrategias que permitan aumentar la autoestima de empleados y empleadas públicas. Que les ayuden a hacerse conscientes de lo que están logrando con su esfuerzo y su trabajo. No para regodearse en ello, sino para conectarse con la energía que necesitan para seguir contribuyendo a una sociedad mejor.

Y a esas estrategias podemos contribuir todos. Unos desde dentro, mirando el lado positivo de lo que se hace, los cambios que se logran, los problemas que se superan. Otros desde fuera, haciendo visible no solo nuestro enfado con lo que no funciona, sino también nuestra satisfacción con el trabajo bien hecho. Empleados y empleadas públicas están pagados por el dinero público pero eso no les hace esclavos indignos de recibir un gracias. Si fuéramos capaces de un mirar más positivo quizás descubriríamos que vivimos en un mundo mejor del que parece que nos gusta reconocer.

La importancia de la conversación transformadora

En los últimos meses parece que el conversar ha despertado el interés de personas a las que sigo habitualmente. Mi amigo Germán Gómez Santa Cruz lleva un tiempo orientando su interés hacia las conversaciones con los clientes. De hecho ha abierto una nueva página web que se titula Conversaciones con clientes. Sobre ese hilo, ha mantenido un debate con Julen Iturbe.

También Andrés Ortega ha publicado recientemente un post sobre la cultura de la conversación en el que subraya "La cultura de la conversación se ha convertido con toda seguridad en los últimos años en uno de los conceptos más en boga en los foros del management de vanguardia. Pero que algo desfile por las pasarelas no significa necesariamente que acabe en los escaparates y aún menos que se vista por la calle... Como sucede en la “haute couture”, algunos conceptos de management necesitan ser customizados y adaptados a la realidad, de otro modo, corren el riesgo de convertirse en una colección de impacto que nunca llego a ser consumida por el gran público."

En enero, Manel Muntada dedicó una entrada a la conversación en su blog CumClavis. En 2012 ya habló de la conversación en consultoría. Y el blog Trabajo Colaborativo, con la batuta de Jesús Martinez, también aportó su reflexión sobre la conversación como uno de los tres componentes del nuevo aprendizaje corporativo (los otros dos son co-crear y curar). Pocos días después, una nueva entrada en este blog mencionaba algunas lecturas sobre el papel de la conversación en el aprendizaje y mencionaba a Theodore Zeldin (en la foto de inicio del post) y su libro La conversación, publicado en 1998. Un libro breve, subtitulado "Cómo el diálogo puede transformar tu vida" y magníficamente editado con dibujos del propio autor, del que entresaco estas frases:

«La verdadera conversación prende fuego. Se trata de algo más que emitir y recibir información. (...) En la conversación no se trata sólo de conseguir información o compartir emociones, ni es únicamente una manera de meter ideas en la cabeza de los demás. (...) La conversación es un encuentro de mentes con recuerdos y costumbres diferentes. Cuando las mentes se encuentran, no solo intercambian hechos: se transforman, se remodelan, extraen de ellas implicaciones diferentes y emprenden nuevas sendas del pensamiento. La conversación no sólo vuelve a mezclar las cartas, sino que crea cartas nuevas.»

Sobre el papel transcendental de las conversaciones en las empresas ya escribió Rafael Echeverría en 1994: «Si queremos comprender una empresa debemos examinar las conversaciones que la constituyeron en el pasado y las que la constituyen en la actualidad. La fortaleza de una empresa nos conducirá siempre a la fortaleza de sus conversaciones. Sus debilidades se relacionan con las debilidades de sus conversaciones o con el hecho de que podrían faltar algunas conversaciones decisivas» (Ontología del lenguaje).

En este sentido resulta interesante la investigación que realizó Hermann Simon con las 500 mejores PYMES del mundo (publicada bajo el título Líderes en la sombra, Editorial Planeta. 1997). En ella concluye:

«El mero hecho de cambiar estructuras y sistemas apenas incidía en el aumento del rendimiento. (...) De hecho, la mitad de los más productivos no contaban con casi ningún procedimiento formal de gestión de rendimientos. ¿Cómo se explica esto? Todo se reduce a saber cómo las personas manejan las conversaciones cruciales. Dentro de las empresas con altos rendimientos, cuando los empleados no cumplen sus promesas, los colegas intervienen voluntaria y eficazmente para abordar el problema.»

Un clásico de la teoría de las organizaciones como Henry Mintzberg explica cómo organizar implica dividir, separar en unidades, secciones, áreas, etc. Pero, a la vez, requiere de coordinar el trabajo que se ha dividido. Para ello, identifica seis mecanismos de coordinación: coordinación de procesos, de resultados, de habilidades, de normas, adaptación mutua y supervisión directa. En todos ellos, en mayor o menor medida, el medio que permite la coordinación son las conversaciones. De forma evidente en la supervisión directa y la adaptación mutua. Sin embargo, incluso cuando se coordinan procesos, resultados, habilidades o normas, no es pensable que se pueda hacer sin acudir en un momento u otra a conversaciones. De ahí, que la competencia en el manejo de conversaciones se convierte en una competencia estratégica para el éxito organizacional. Enric Brull ha trabajado bastante sobre la relación entre el enfoque de Mintzberg y lo que denomina el sistema conversacional.

Y qué decir si partimos desde una perspectiva que subraye el trabajo en red, en la que la relación entre los nodos necesita de conversaciones. O de trabajo en colaboración, o de participación. Sin conversaciones se convierten en conceptos vacíos. Al conversar los hacemos posibles.

¿Cómo gestionar el conocimiento si no sabemos conversar adecuadamente para compartirlo y aprender mutuamente? ¿Cómo conseguir equipos de alto rendimiento si no sabemos conversar, si no respetamos la perspectiva del otro y estamos dispuestos a aprender de él? ¿Cómo generar compromiso en las personas si no sabemos desarrollar conversaciones que generen confianza? ¿Cómo tener buenos resultados cuando no tenemos habilidades para decir a los demás lo que necesitamos de ellos y expresarles nuestra valoración respecto a su desempeño?

Sin embargo, una competencia tan crucial apenas es objeto de atención en todo el proceso formativo. Aprendemos a hablar de manera autodidacta. Adquirimos la habilidad de expresarnos lingüísticamente. A partir de ahí, el proceso educativo va perfeccionando nuestra gramática, enriqueciendo nuestro vocabulario, enseñándonos a escribir,... Sin embargo, no dedicamos tiempo a enseñar ni a aprender a conversar. Parece que el hablar conlleva la sabiduría del conversar, pero no es así. Hay personas que hablan brillantemente, magníficos comunicadores, extraordinarios recitadores de monólogos, pero son penosos conversadores.

Zeldin afirma que "el siglo XXI requiere una nueva ambición: no se trata tanto de hablar como de conversar". Me parece importante que la conciencia de la necesidad de mejorar la cantidad y la calidad de nuestras conversaciones vaya calando en la sociedad.

¿Quieres desarrollar el equipo, generar confianza, aumentar la implicación y obtener mejores resultados? Aprende a preguntar

Edgar H. Schein es Doctor en Psicología Social por la Universidad de Harvard y profesor emérito de la Sloan School of Management del M.I.T. y es uno de los autores clave en el campo de la "cultura organizacional".

En el libro que aquí comento pone el foco de su atención en el arte de preguntar. Le lleva a ello el comprobar, de un lado, la escasa frecuencia con que se acude a esa importante herramienta conversacional. Una escasez que provoca errores en los equipos, que genera dificultades en la coordinación de acciones, que lleva a enfrentamientos y conflictos que se hubieran podido evitar si antes de hablar o de actuar se hubiera hecho alguna pregunta.

"Los ingredientes que suelen faltar en la mayoría de conversaciones son la curiosidad y la disposición para formular preguntas cuya respuesta aún no conocemos".

Schein no solo subraya esa característica de la cultura de nuestras organizaciones, sino que también incide en la poca habilidad que mostramos cuando llegamos a realizar preguntas. Por ello nos propone desarrollar nuestra capacidad para realizar preguntas humildes:

"La pregunta humilde es el arte sutil de conseguir que otros se abran, que formulen preguntas cuya respuesta usted no conoce, de forjar una relación basada en la curiosidad y en el interés por la otra persona."

Schein se hace la pregunta de cómo podemos mejorar esa capacidad de hacer preguntas humildes. Y tal como él afirma, la respuesta es sencilla, pero su puesta en práctica no lo es. Vivimos con la idea de que saber conversar es fácil, cuando requiere mucho entrenamiento para desaprender hábitos y manera que hemos ido incorporando de manera poco reflexiva. Estas es su respuesta:

"1) Hablar menos; 2) aprender a formular más preguntas usando el tipo concreto de preguntar con humildad; y 3) aprender a escuchar y a agradecer mejor."

¿Por qué el adjetivo de humildad? Schein subraya que al preguntar otorgamos un poder temporal al interlocutor, ya que nos colocamos en el lugar del no saber y atribuimos a la otra persona ese poder. Nos volvemos temporalmente vulnerables. Una vulnerabilidad clave para generar la confianza a la que se refiere Lencioni cuando la sitúa en la base de la pirámide que construye equipos de alto rendimiento. 

"La confianza dentro del contexto de una conversación significa creer que la otra persona me tendrá presente, no se aprovechará de mi, no me avergonzará ni me humillará, me dirá la verdad y, dentro del contexto más amplio, no me engañará, trabajará para beneficiarme y respaldará los objetivos que hayamos consensuado".

Claro que no hay una fórmula absoluta para preguntar con humildad, no hay recetas peros sí unos criterios básicos que implican manifestar interés y respeto por la otra persona, así como un deseo sincero de escuchar y entender lo que la otra persona nos responda.

En el capítulo final, Schein nos plantea algunas maneras que nos pueden respaldar en el proceso de aprendizaje para ser humildes y preguntar más:

1. Aminorar y cambiar de ritmo.

2. Reflexionar más y realizarse preguntas humildes a uno mismo.

3. Volverse más consciente preguntándose ¿qué más está pasando?

4. Probar a innovar y descubrir el artista que llevas dentro.

5. Repasar la propia conducta tras un evento y reflexionar sobre ella.

6. Ser sensible a las necesidades de coordinación de tu trabajo.

7. Como líder, forjar relaciones con los miembros del equipo en las que prime la confianza y la comunicación válida.

8. Establecer "islas culturales" en las que queden "suspendidas" algunas normas culturales relativas a la autoridad y a las relaciones de confianza.

Termino con una cita del autor:

"Dentro de un mundo cada vez más complejo, interdependientes y culturalmente diverso, no podemos albergar la esperanza de comprender a personas procedentes de distintas culturas ocupacionales, profesionales y nacionales, y trabajar con ellas, si no sabemos cómo formular preguntas y forjar relaciones que se basen en el respeto mutuo y en la admisión de que otros saben cosas que quizá debamos aprender para realizar un trabajo".

¿Tienen algún lugar las redes sociales en la Administración pública?

Tal y como muestra la invitación que te traslado, el próximo miércoles 21 de enero, a las 18:30 y en el salón de actos de EUDEL (Asociación Vasca de Municipios), Antonio Díaz y Oscar Cortés presentarán el libro del que son autores y que trata de darnos una respuesta a la pregunta que titula este post. Como puedes haberte imaginado, su respuesta es claramente que sí, que hay un lugar muy significativo para las redes sociales en las administraciones públicas.

Claro que el título del libro no es baladí: "Gestión inteligente de las redes sociales en la Administración Pública". Lo digo por lo de "inteligente". Hay administraciones públicas que se han lanzado al mundo de las redes sociales sin tener en cuenta lo que de singular tienen éstas. De esta forma, las están tratando de utilizar como un medio más a añadir a los habituales boletines, webs institucionales y otros medios propios de lo que se denomina 1.0.

Antonio y Oscar, ambos empleados públicos y ambos expertos usuarios de las redes sociales, nos muestras de una manera amena, clara y útil las premisas básicas para esa gestión inteligente de las redes sociales. En su libro integran de una manera muy eficaz, la reflexión teórica, con la presentación de ejemplos de éxito y con indicaciones prácticas para llevar a cabo su propuesta.

Un acierto del IVAP al convertirse en altavoz de esta obra y mención especial a la acertada maquinación. Una lectura recomendable.

Espero que puedas acercarte el miércoles a la presentación. Si vas, allí nos veremos y podremos disfrutar juntos de la cercanía y amenidad de ambos autores.

La gestión del cambio y la innovación en la gestión de personas para el 2020

Virginio Gallardo compartía en su muro de Facebook los resultados de un estudio Delphi realizados por su consultora Humanova. En él, se preguntaba a 163 directivos por los principales retos de la gestión de Recursos Humanos de cara al 2020. El resultado lo podéis ver en la imagen adjunta.

Me llaman la atención especialmente dos aspectos. De un lado el enorme peso que se da a la gestión del cambio. Comparto la importancia del tema, nuestras organizaciones siguen tropezando con las mismas piedras cuando se plantean llevar adelante nuevos proyectos o reorientar los existentes.

Esa reiteración en prácticas que llevan al fracaso tiene bastante que ver con el tercero de los retos identificados: el cambio de cultura. Los cambios que se pueden plantear en el ámbito de la gestión de las personas pasan, ineludiblemente, por un proceso de cambio cultural profundo y sostenible. Con demasiada frecuencia, los proyectos que se plantean son considerados como piezas independientes que pueden "implantarse" en la cultura de la organización. Desde una reflexión racional y nada sistémica, se valora que el proyecto es bueno y quienes no lo entienden así es que "se resisten al cambio". De esta forma, vamos generando una dinámica de "buenos", quienes comprenden la bondad de nuestra propuesta, y "malos", los resistentes al cambio que se empeñan en no ver las cosas como son. Y así luego nos va como nos va.

Gestionar el cambio, liderarlo, implica en primer lugar el cambio de nuestra propia cultura, de nuestro modo de ver el mundo y de interpretar los problemas, las resistencias que surgen antes las propuestas que pretendemos llevar a la práctica. Ser capaces, por ejemplo, de ver las resistencias como un síntoma de algo que no estamos viendo, como aliadas que nos ayudan a perfeccionar nuestro proyecto.

El segundo aspecto que me ha llamado la atención es la escasísima presencia de la innovación entre los retos a afrontar en el ámbito de la gestión de personas en los próximos años. Si en algún ámbito escasea la innovación es precisamente en la gestión de personas (Gary Hamel dixit). Innovación en la forma de promover los proyectos de cambio, de involucrar a las personas, de generar confianza, de incrementar el compromiso, de gestionar el desempeño, de articular de manera diferente control y autonomía, resultados y relación,... Da la impresión de que los directivos se plantean los temas de siempre con los instrumentos de siempre, sin entender que la sociedad y el sentido del trabajo ha cambiado profundamente y necesitamos generar un gran espacio de innovación en la forma de gestionar las personas, su talento y su contribución.

Conversaciones difíciles: la mejor improvisación es la que más se ensaya

Se atribuye a William Shakespeare la idea de que la mejor improvisación es la que más se ensaya. Una conversación difícil se parece bastante a una improvisación ya que es imposible prever qué va a ocurrir, qué nos va a decir la otra persona, qué vamos a sentir nosotros al escuchar lo que nos responden,.... En el desarrollo de esa conversación tendremos que improvisar, sin embargo, cuanto más nos hayamos preparado más posibilidades de éxito tendremos.

Los expertos en negociación, un tipo específico de conversación difícil, plantean que para afrontarla con más posibilidades de éxito, se requiere un minuto de preparación por cada minuto de conversación negociadora. En otras conversaciones difíciles esa cifra puede ser exagerada pero, en cualquier caso, las posibilidades de éxito de esas conversaciones están directamente relacionadas con el tiempo que dediquemos a su preparación.

¿Qué tenemos que hacer para preparar una conversación difícil? Aquí van algunas ideas:

1. Revisar las historias que te cuentas. ¿Qué temo que ocurra en esa conversación? ¿qué juicios tengo sobre esa persona? ¿están fundados? ¿hay cosas que puedo no estar viendo? ¿podría explicarse lo que ocurre de otra manera que considerara a la otra persona tan sensata como yo?
2. Clarificar qué es lo que quieres obtener de esa conversación. ¿Quiero desahogarme, mostrar quién manda, hacer ver cuanto sufro, ....? ¿o quiero salvar la relación, mejorarla, contribuir a realizar un mejor trabajo juntos,... ? Si lo que deseo se mueve en este segundo bloque, es crucial recordarlo para mantenerse centrado durante la conversación, cuando quizás me surjan ganas de cualquiera de las ideas planteadas en primer lugar.
3. Concretar qué comportamiento concreto y específico quieres pedir a la otra persona o quieres que cambio o que deje de realizarlo. Frecuentemente planteamos temas con un alto grado de generalidad que llevan a la otra persona a sentirse cuestionada, a entender que queremos que no sea quién es. Así por ejemplo, cuando decimos "no me escuchas" o "no te implicas en el equipo", estamos dando muy poca información sobre qué queremos que la otra persona haga distinto y, en cambio, es fácil que se interprete como reproches a su forma de ser. Si en su lugar concretamos más, por ejemplo: "cuando miras el móvil mientras hablamos lo que yo siento es que no me escuchas", o "no participas en ninguno de los grupos de trabajo que hemos creado"; estamos ayudando al otro a entender qué le pedimos y diferenciamos comportamientos concretos de características personales y de etiquetas.
4. Preparar la información que vayas a utilizar. Si vamos a aludir a comportamientos o situaciones concretas es conveniente llevar la información necesaria para poder aludir a ella. Así, si vamos a plantear que la otra persona llega reiteradamente tarde al trabajo, necesitamos concretarlo y disponer de la información que lo ratifique: qué días, cuanto retraso cada día, cuantos días,...
5. Prepararse emocionalmente. Una conversación difícil, por definición, nos resultará incómoda. Sin embargo, para mantenerla con posibilidades de éxito es necesario que nuestra emocionalidad se encuentre en unos márgenes "templados". No es buena idea abordar ese tipo de conversaciones con una intensa carga emocional, ya que nos resultará prácticamente imposible evitar reaccionar de forma que acreciente las dificultades y nos aleje de nuestros objetivos.
6. Reflexionar sobre la forma de ser de la otra persona y tratar de anticipar sus respuestas y reacciones. Aunque la realidad siempre será diferente a lo previsto, cuanto más opciones hayamos visualizado previamente más oportunidades tendremos de afrontarlas con éxito.
7. Planificar la forma en que vas a enfocar la conversación. Un guión detallado saltará por los aires en dos minutos, pero unas ideas claras sobre la forma de ir abordando la conversación nos serán muy útiles incluso cuando parezca que todo discurre de una manera radicalmente distinta a la prevista.

El arte de saber escuchar

En las jugosas conversaciones que cada cierto tiempo comparto en Tarragona con Enric Brull, surgió en varias ocasiones el nombre de Francesc Torralba. Valoro mucho la opinión de Enric, así que tenía en mi lista de tareas pendientes acercarme a este Doctor en filosofía y teología, profesor en la Universidad Ramon Llull. Finamente, entre sus múltiples publicaciones he elegido ésta para acercarme a él: el arte de saber escuchar. Ya he comentado en otras ocasiones el papel esencial que tienen las conversaciones en cualquier esfera de la vida. Ahora estoy centrado en esas conversaciones que llamamos difíciles. En todas ellas, el saber escuchar adecuadamente se convierte en piedra angular de su desarrollo y del resultado que se acaba obteniendo.

El planteamiento que realiza del tema Torralba no se aleja de los elementos esenciales que podemos encontrar en otros enfoques. Sin embargo, tanto su estilo, su forma de plantear los argumentos; como su perspectiva, resultan sugerentes y acentúan aspectos sobre los que merece la pena reflexionar.

Así, por ejemplo, comienza subrayando la diferencia entre escuchar y oír: "Escuchar es un acto consciente, voluntario, que tiene como propósito comprender al otro. En esencia, es un acto libre. (...) Oír es un acto involuntario". Oímos aunque no queramos, el sonido entra por nuestros oídos. Sin embargo, "la escucha no es jamás un acto caprichoso ni resignado. Es la respuesta a una búsqueda. No escuchamos por casualidad. Escuchamos porque, previamente, hemos deseado escuchar".

Otras ideas importantes que nos plantea para entender el significado profundo de la escucha son:

- "Escuchar (auscultare, en latín) es, según la etimología de la palabra, oír con delicadeza y atención".

- "Es atender y entender las razones del otro, sin alterarlas ni manipularlas".

- "Cuando escuchamos con profundidad, intentamos comprender las razones del otro, el hilo conductor que atraviesa su razonamiento. Naturalmente, esto no significa compartirlo, pero sí implica esforzarse para comprender por qué dice lo que dice.

- "Escuchar es buscar la verdad del otro, tenerla en cuenta".

Tras clarificar el concepto de escucha, Torralba desgrana las condiciones necesarias para que pueda ser efectiva. Así nos va hablando de:

• La necesidad de depurar previamente los prejuicios que nos hacen tener una determinada imagen de la otra persona. Para escuchar, para acercarnos a "la verdad del otro" tenemos que instalarnos en la duda respecto a nuestras ideas previas. En la medida en que la conversación interna que mantenemos, nutrida con esos prejuicios, tiene un volumen elevado no nos dejará escuchar lo que la otra persona nos dice y, mucho menos, entender lo que nos quiere decir.
• Escuchar requiere tomarse un tiempo. Tiempo para que pueda fluir adecuadamente la conversación, tiempo para volver a intentarlo cuando la conversación fracasa. Pero tiempo también para respetar los tiempos de la conversación: el momento para expresarse, el momento para comprender (no solo las palabras del otro sino "el paisaje que se oculta detrás de las palabras") y el momento para responder.
• Desinflar el ego. Escuchar "consiste en silenciar las propias voces, para que la voz del otro resuene dentro de la interioridad propia. (...) Escuchar es un acto de hospitalidad. (...) Escuchar es acoger, dar tiempo y espacio al otro, hacer un hueco en el que quepa".
• Crear silencio, fuera y dentro.
• Discernir, "separar correctamente los elementos que integran el mensaje del otro".

Nos plantea más adelante cómo "la comprensión exige necesariamente la escucha, pero la escucha está lejos de garantizar la comprensión. Comprender (...) exige un trabajo intelectual de descodificación de signos y de concentración en el discurso del otro". "Al comprender, se llega a entender lo que el otro dice, el porqué de que lo diga y el lugar desde el que lo dice".

Interesante también su "alegato contra el griterío", muy oportuno en una sociedad llena de "ruido", de supuestas conversaciones que son lo más parecido a una "jaula de grillos". "El griterío es la expresión amorfa de la multitud, de la masa amontonada. La palabra, en cambio, es la manifestación de la singularidad, de alguien que se posiciona ante el mundo y los demás, y que expresa valientemente su ser: el griterío es el resultado no deseado de una yuxtaposición caótica de voces que se superponen simultáneamente". Una buen descripción de muchas de las tertulias que pueblan nuestros medios audiovisuales.

Una idea final que me gustaría destacar en este libro ameno e interesante sobre el arte de la escucha: "A veces nos da miedo escuchar y preferimos hacer oídos sordos, porque suponemos que lo que el otro nos va a decir comportará una profunda alteración de nuestro sistema de vida y nuestra armonía emocional. (...) Tememos escuchar, porque tememos hurgar en nuestros propios errores".

En otras ocasiones he abordado el tema de la escucha en este blog:

- Herramientas para una escucha efectiva.

- Escuchar: percibir más interpretar.

- Rafael Echeverria, el coaching ontológico y la escucha.

Participación, implicación y poder.

La semana pasada pude ¡¡¡por fin!!! participar en una de las jornadas que el Servicio de Innovación del Departamento de Promoción Económica de la Diputación Foral de Bizkaia organiza bajo la denominación de Arbela. En esta ocasión el tema era "Tres experiencias empresariales de llevar a la acción la gestión participativa".

Pudimos escuchar la presentación de tres empresas en las que han puesto en marcha procesos para aumentar la participación de las personas. Experiencias muy reales, sin adornos ni florituras, que mostraron cómo surge la necesidad de la participación desde realidades bien diferentes pero con necesidades comunes. Unos porque necesitan dar un salto cualitativo en la garantía de calidad en la prestación de sus servicios y solo es posible con la implicación de todas las personas que trabajan en la empresa; otros porque les hace falta una mayor implicación de las personas de producción en los procesos de ventas, otros porque son una empresa familiar y no va a tener continuidad como tal, lo que supone que o generan una implicación diferente de los trabajadores o la empresa desaparece.

Así, como primera conclusión, la participación aparece como instrumento para generar implicación en las personas y así, lograr objetivos de uno u otro tipo. Pero la implicación no es un producto único, no es algo que se tiene o no se tiene, sino que presenta graduaciones ¿qué grado de implicación es el que busco? Y el grado de implicación que puedo lograr en las personas de un equipo, de una organización está directamente relacionado con la parte de poder que estoy dispuesto a compartir. Es demasiado frecuente encontrar a directivos que pretenden que sus trabajadores manifiesten un compromiso equivalente al suyo pero sin darles la más mínima autonomía de decisión, el más mínimo espacio de poder en la organización.

En la sesión de Arbela se subrayó mucho el beneficio de generar espacios para compartir, espacios en que las personas puedan expresar su opinión, espacios que mejoran la comunicación en la organización y así la productividad de la empresa. Pero para que esos espacios generen un compromiso y una implicación significativa con el proyecto necesitan convertirse en espacios con capacidad de decisión. Sin ellos el efecto inicial se diluye con el paso del tiempo con suma facilidad. Una capacidad de decisión que, sin duda, tendrá límites. Y esos límites han de explicitarse desde el comienzo del proceso. Cuando no se hace así, se corre, de un lado, un alto riesgo de generar expectativas que tendremos que frustrar y, de otro, que el proceso participativo no toque el nervio de la organización impidiendo así el objetivo de generar una implicación significativa en las personas.

Las tres experiencias que escuchamos mostraron sus claros y sus oscuros. Pero, sobre todo, mostraron la valentía de abandonar la seguridad de la jerarquía y el control para adentrarse en la incertidumbre de terrenos inexplorados.

Comunicación interna ¿un problema?

Resulta difícil encontrar una organización que no se muestre quejosa en relación con su comunicación interna. Yo, al menos, no la he encontrado. Quizás sea por eso que cuando alguien plantea que tiene problemas de comunicación interna todo el mundo asienta comprensivo ¡¡¡ y quién no !!!! Sin embargo, cuando veo tanta unanimidad se enciende en mi la luz roja de alerta. Demasiado claro, demasiado fácil. Así que al escuchar la existencia de este problema aparentemente tan universal suelo ponerme en "modo indagación" ¿a qué te refieres cuando hablas de problemas de comunicación interna? Y aquí el asunto se empieza a poner interesante. Es como al quitar la tapadera de un puchero, resulta que dentro hay guisos de todo tipo, aunque todos estén dentro de un puchero, aunque todos estén catalogados dentro de las dificultades de comunicación interna.

En unos casos, lo que aparece con fuerza es "no logramos que llegue a toda la organización la información que queremos transmitir". En otros, el problema es que hay personas con responsabilidad en equipos que no ejercen una función transmisora de lo que ocurre, tanto de arriba hacia abajo como de abajo hacia arriba. También podemos encontrar que el problema de comunicación interna se centra en el poco uso de la Intranet, después de una fuerte inversión en ella.

Mientras nos movamos en el genérico, "la comunicación interna", el concepto oculta más de lo que aclara. Para avanzar es necesario "destapar el puchero" ¿qué nos gustaría lograr que no logramos? ¿qué nos está impidiendo lograrlo? ¿cuál sería un buen resultado si pudiéramos modificar lo que ahora no nos gusta? ¿a qué está contribuyendo la situación actual? ¿quién o qué perdería si esta situación cambiara? ¿cómo estoy contribuyendo yo al mantenimiento de este problema?

Desde ahí aparecen dificultades a la hora de definir si lo que buscamos es informar o pretendemos comunicar, lo que implica también capacidad de escucha. Surge el deseo de generar compromiso a través de boletines informativos, olvidando que para generar compromiso es necesario crear un contexto que va mucho más allá de un instrumento de difusión. Aparece el malestar por la falta de participación, sin comprender que la participación que se obtiene está en relación con la participación que se da. Surge un mundo de dificultades y retos mucho más multicolor que la etiqueta que frecuentemente lo oculta: los problemas de comunicación interna. Pero ¿qué problemas?

Dias de radio, cine y coaching

Hace unas semanas comentaba el inicio de mi andadura en la radio y ahí sigo, comentando alguna película de estreno y reflexionando sobre los aprendizajes que nos muestra para la vida de las organizaciones. Disfruto mucho en el proceso de elegir película e ir a verla y me encanta la radio. La escucho habitualmente pero estar en el otro lado me parece algo mágico. Además, el ejercicio de reflexión al terminar la película, preguntándome qué me sugiere es estimulante ¡Tan estimulante que veo más películas de las que hay opción de comentar en el programa! Es una forma de mirar la película desde otro lugar, de permitirme conectar con sensaciones y pensamientos que la historia ha despertado y que de otro modo pasarían desapercibidas.

En la página de programa "En plan de negocio" se pueden escuchar los programas y los comentarios sobre las películas (en los quince minutos finales). Aquí incluyo una relación de las películas que he visto, bas y las ideas que me han sugerido en relación con las organizaciones.

Salvajes
La última película de Oliver Stone nos cuenta una historia en la que dos pequeños productores de droga se enfrentan a un cartel que quiere absorberlos. Hay varios hilos interesantes para el aprendizaje organizativo, el mas destacado para mi es la importancia de la conexión con los orígenes de un proyecto, con esa energía singular que hizo que surgiera lo que ahora la organización es.

Si de verdad quieres
Meryl Streep y Tommy Lee Jones protagonizan esta comedia romántica en la que aparece con crudeza las consecuencias de la rutina y que nos permite visualizar la importancia de una mirada externa para ayudarnos a salir de ella.

Mátalos suavemente
La última película de Brad Pitt nos cuenta la historia de un atraco a una partida de cartas organizada por la mafia y el ajuste de cuentas que esta organiza. La verdad es que la mafia es una fuente de aprendizajes organizativos. En la película subrayaría la importancia de mantener la credibilidad, las consecuencias de un liderazgo poco claro en la toma decisiones y la profesionalidad, aunque sea para asesinar.

Brave (Indomable)
Una película de animación de la factoria Disney / Pixar que nos cuenta la historia de una joven princesa que no le gusta nada el futuro que han escrito para ella. Es una película en la que surge con fuerza la idea del destino, en qué medida lo podemos cambiar con nuestros actos, con nuestras decisiones.

El fraude
Esta película, protagonizada Richard Gere y Susan Sarandon, nos cuenta la historia de un magnate de las finanzas que se enfrenta a una situación límite personal y profesional. Me sugirió una reflexión sobre los errores y las consecuencias de no reconocerlos y afrontarlos. También el papel del perdón surge con fuerza en algún momento de la película.

Lo imposible
El taquillazo español dirigido por Juan Antonio Bayona nos cuenta la historia, basada en hechos reales, de una familia que padeció el tsunami que asoló Indonesia hace unos años. Es una película desbordada de emociones y son las emociones y su papel en las organizaciones la principal reflexión que me provocó la película. Sin embargo, también hubo sitio para plantear la dificultad de la toma de decisiones y el ejercicio de liderazgo que supone posicionarse cuando hay fuertes emociones en juego. 

Looper
La última película protagonizada por Bruce Willis nos sitúa en el año 2042, donde unos singulares personajes llamadas "looper" ejecutan a personas que les son enviadas del futuro, de 30 años después. Y es precisamente el futuro lo que más me hizo pensar. Nuestras acciones de hoy construyen nuestro futuro. La película también me sugirió la dificultad de alinearse con un proyecto que te exige realizar acciones contrarias a tus propios intereses o a tus valores.

Skyfall
El último episodio de la longeva saga de James Bond me sugirió la importancia de saber qué mantener y qué cambiar para perdurar en el tiempo con una identidad clara pero adaptada a las nuevas circunstancias.