En busca del indicador perdido. Diez ideas para una gestión pública orientada a resultados

Cuando estudiaba, a finales de los 70, Ciencias Políticas y Sociología en la Universidad de Deusto, si necesitábamos procesar los resultados de alguna investigación llevábamos los datos al Centro de Cálculo de la Universidad. Era una dependencia en la que se encontraba El ordenador, varios armarios que seguramente tendrían menos capacidad y velocidad de procesado que muchos portátiles actuales. Los resultados nos los entregaban impresos en unas "sábanas", unas hojas de papel tamaño A3.

Todo esto me permite explicaros la historia del estudiante que solicitó un montón de análisis estadísticos, de tal forma que se los entregaron en una carretilla repleta de hojas con resultados. Entusiasmado se fue en busca de su profesor. Al verlo le gritó: profesor, profesor, ya tengo todas las respuestas. A lo que el profesor, sabio sin duda, le contestó: muy bien, muy bien, ahora vete a buscar las preguntas.

Con los indicadores tengo la sensación de que pasa algo parecido. Con la presencia masiva de la tecnología informática es imposible encontrar una organización que no tenga un amplio volumen de información que le permita obtener una amplísima cantidad de indicadores. Por otra parte, Internet nos permite acceder a los indicadores de muchas otras organizaciones, incluso a bancos de indicadores de prácticamente cualquier materia.

1. Lo que falta no es información, ni indicadores, lo que frecuentemente falta es política ¿qué resultado concreto quiere lograr este Gobierno en los próximos meses, en esta legislatura? A partir de ahí la gestión ha de centrar la acción de la organización para su logro. Una vez aclarado lo que se quiere conseguir los indicadores han de ser aquellos que mejor nos ayuden a valorar el avance en la dirección planteada. Antes de la matemática necesitamos la poesía. No tiene sentido ponerse a buscar indicadores si no tenemos claro sobre qué aspecto nos han de dar indicación.

2. No existe el indicador perfecto. Cuantas veces he escuchado que "lo que nosotros hacemos no se puede medir". Y generalmente no les falta razón. El error es pensar que un indicador mide un fenómeno concreto. El error es atribuir a los indicadores la capacidad de reproducir numéricamente una realidad compleja. Como dijo Einstein, ni todo lo que importa se puede medir, ni todo lo que se puede medir importa.

Muchas organizaciones llevan años paralizadas en su gestión orientada a resultados porque siguen buscando su particular arca perdida, su Santo Grial. Simplemente no existe. Tal y como su propio nombre expresa, un indicar se limita a indicar. No refleja la complejidad de una realidad. Nos da información parcial para que los gestores la podamos utilizar como fundamento para nuestra reflexión.

Hay conceptos, como el de salud, para el que la experiencia y la investigación han permitido identificar algunos indicadores enormemente poderosos para valorar su estado. Es el caso de la temperatura corporal: si se encuentra fuera de determinados parámetros nos indica que algo no funciona bien en nuestro organismo ¿significa eso que la salud se puede reducir a la temperatura corporal? En absoluto, pero un indicador nunca puede pretender eso. El mejor indicador es el que, cuando varia o se sale de los márgenes establecidos, nos muestra, nos indica cómo se encuentra un fenómeno o en qué dirección se está moviendo. 

3. Buscamos indicadores para la gestión no para el premio Nobel. Hay indicadores que probablemente no se sostendrían en un congreso internacional sobre la materia. Pero lo que necesitamos son indicadores para gestionar, es decir, para poder tomar decisiones mejor fundadas que las que se adoptan por mera intuición. En ocasiones, el indicador científicamente más adecuado requiere un periodo de tiempo para su obtención que lo hace inútil para la gestión. Necesitamos la mejor información posible para adoptar decisiones y a eso han de contribuir los indicadores.

4.  Indicadores de gestión e indicadores para la memoria o la investigación. Es conveniente diferenciar indicadores de gestión, esto es, aquellos que vamos a seguir y analizar en los órganos de gestión de la organización, y aquellos otros que han de recogerse para poder nutrir la Memoria anual o posibles investigaciones futuras. Ese documento que llamamos Memoria tiene como función precisamente eso, que nos podamos acordar de lo que hicimos, de lo que pasó. Es un documento necesariamente exhaustivo, mientras que los indicadores que necesitamos para la gestión son solamente aquellos que nos pueden aportar información significativa para valorar la evolución de la organización y tomar decisiones.

5. Si no lo usas déjalo. Una forma de saber si un indicador es un indicador de gestión es pensar que ocurriría o que ha ocurrido cuando ese indicador nos ha presentado resultados inesperados o fuera de los parámetros deseados. Solo si esa variación lleva necesariamente a tomar alguna decisión podemos considerar que es un indicador de gestión significativo. Si nuestra reacción es "qué interesante", "fíjate que curioso", o algo equivalente, ese indicador no nos aporta demasiado valor en nuestro proceso de toma de decisiones para el logro de los resultados planteados.

6. Cuantos menos mejor. En mi experiencia, la inmensa mayoría de las organizaciones pasan por una seria enfermedad de "indicadoritis". Decenas y decenas de indicadores que, como al estudiante con el que he comenzado este post, les falta saber la pregunta a la que tratan de dar respuesta. Por otra parte, en la medida en que los indicadores los tenemos para contribuir a la gestión de la organización, decenas de indicadores son ingestionables. Tenemos que desbrozar ese bosque para identificar aquellos realmente significativos. Claro que, en muchas ocasiones, esa enfermedad es una fase necesaria que hay que atravesar para poder seleccionar aquellos indicadores que realmente nos aportan valor.

7. El collar no puede costar más que el perro. Aunque la obtención informática de muchos indicadores puede darnos la impresión de que un indicador no cuesta, la realidad es que siempre hay personas detrás que han tenido que recoger información, cumplimentar algún documento ya sea digital o en papel. El propio proceso de análisis ya supone también un coste. En consecuencia, es necesario revisar nuestros indicadores para garantizar que el esfuerzo de todo tipo que conlleva obtenerlo compensa con la información que nos aporta.

8. Si introduzco basura en un programa estadístico, saldrá basura estadística. La presentación de resultados de cualquier programa informático que procese información siempre resulta espectacular y genera una asociación con la existencia de un resultado científico. Sin embargo, si la información introducida es de mala calidad, porque no es precisa, no hay criterios homogéneos al recogerla o cumplimentarla, falta una parte significativa, etc., lo que salga tendrá muchos decimales, desviaciones típicas o análisis factoriales, pero no dejará de ser información basura.

9. Y una forma de garantizar la máxima calidad de la información es contar con las personas que participan en su recogida, para escucharles y devolverles la información producto de su trabajo.

10. Lo importante no son los datos que el indicador nos muestra, sino qué hacemos con ellos. Otra forma especialmente significativa para determinar si un indicador es o no de gestión, consiste en analizar en qué foro de gestión se debate, con qué frecuencia y qué decisiones ha generado su valoración. La gestión orientada a resultados no viene determinada por que estén definidos los objetivos, los resultado esperados, ni porque haya indicadores para valorar el grado de avance. Lo que la define es el debate sistemático y continuado en los órganos de dirección de la organización a partir de la información que los indicadores de gestión ofrecen y la consecuente toma de decisiones en función de la valoración realizada.

El poder ya no es lo que era

«Nunca deja de asombrarme lo mucho y lo rápido que ha cambiado el poder político. Ahora vuelvo la vista atrás y me maravillo de todo lo que podíamos hacer en los años setenta y ochenta y que ahora es casi impensable, con los muchos factores nuevos que reducen y lastran la capacidad de actuar de los gobiernos y los políticos» Lena Hjelm-Wallén, antigua viceprimera ministra de Suecia, ministra de Exteriores y ministra de Educación.

Tengo que reconocer que me gustan las miradas disidentes. Las reflexiones inteligentes que me hacen ver perspectivas que se alejan de las más habituales. Luego puedo estar más o menos de acuerdo con ellas, pero la sensación que me produce la lectura de un libro que me abre a nuevos puntos de vista es siempre agradable.

El último libro de Moisés Naim, "El fin del poder", ha logrado ese efecto. Frente al discurso mayoritario de que los poderosos cada vez lo son más, nos plantea una visión diferente. No tanto contradictoria, ya que acepta la premisa de que los poderosos lo siguen siendo y mucho, pero si diferente. De hecho, el título del libro me parece que tiene una función más comercial que otra cosa, ya que la tesis que sustenta no tiene que ver con que el poder se acabe, sino con la modificación del contexto en que se ejerce.

Este venezolano, que fue ministro de Fomento de su país, además de economista, escritor y periodista, nos plantea que en el siglo XXI, el poder es más fácil de adquirir, más difícil de utilizar y más fácil de perder. Desde las salas de juntas y las zonas de combate hasta el ciberespacio, las luchas de poder son tan intensas como lo han sido siempre, pero cada vez dan menos resultados.

El libro, bien escrito y magníficamente documentado, repasa la situación del poder del poder político, del poder geopolítico, poder militar, empresarial, religioso,... para concluir que en todos los ámbitos los poderosos tienen menos margen para lograr lo que desean que quienes ocupaban ese mismo lugar hace unas décadas. Frente a ellos han surgido nuevo "micropoderes" que están transformando la realidad del poder en nuestra sociedad a través de un poder de nuevo tipo: no es el poder masivo, abrumador y a menudo coercitivo de grandes organizaciones con muchos recursos y una larga historia, sino más bien el poder de vetar, contrarrestar, combatir y limitar el margen de maniobra de los grandes actores. Es negar a «los grandes de siempre» espacios de acción e influencia que se daban por descontado.

Según Naím, tres revoluciones explican este aumento en la dificultad de ejercer el poder en nuestras sociedades:

- La revolución de la cantidad. Cada vez somos más personas, vivimos más años, tenemos mejor salud, hay más ciudades, hay más naciones,….

- La revolución de la movilidad. Cada vez es más fácil moverse, superar fronteras, trasladarse de un lugar a otro física o virtualmente,…

- La revolución de la mentalidad. Los valores están cambiando rápidamente en todo el mundo, hay una mayor intolerancia al autoritarismo, más tolerancia a la diferencia, más predisposición ante nuevas ideas,…

Este proceso que hace más difícil a los poderosos ejercer su poder tiene grandes beneficios, pero también sus riesgos. Moisés Naím subraya cinco:

1. El desorden. Mientras que es poco frecuente que una sociedad que haya caído en una situación de anarquía viva en ese caos durante mucho tiempo, no es difícil que, debido a la degradación del poder, una sociedad entre en un prolongado período de parálisis y estancamiento durante el cual los problemas fundamentales no se afronten.

2. La pérdida de talento y conocimiento. Aunque los partidos adolecen de defectos innegables, su desaparición implica la pérdida de importantes reservas de conocimiento muy especializado que no es fácil que reproduzcan los grupos políticos o hasta los carismáticos individuos recién llegados que los reemplazan. Muchas de estas atractivas «caras nuevas» que reemplazan a los partidos políticos y a los líderes de siempre suelen ser lo que el historiador suizo Jacob Burckhardt llamó «terribles simplificadores», demagogos que buscan obtener el poder a base de explotar la ira y la frustración de la población y mediante promesas atractivas pero «terriblemente simples» y, en definitiva, engañosas.

3. La banalización de los movimientos sociales. Para la mayoría de la gente en el mundo, el activismo social o político en la red consiste en poco más que tocar un botón 

4. Se estimula la impaciencia y se acortan los periodos de atención. Cuanto más tenue sea el control que líderes, instituciones y organizaciones tienen sobre el poder, —es decir, cuanto más intrínsecamente escurridizo sea el poder—, más probabilidades tendrán de dejarse guiar por incentivos y temores inmediatos y menos motivos poseerán para hacer planes a largo plazo.

5. Alienación. La degradación del poder crea un terreno fértil para los demagogos recién llegados que explotan los sentimientos de desilusión respecto a los poderosos, prometen cambios y se aprovechan del desconcertante ruido creado por la profusión de actores, voces y propuestas. La confusión provocada por unos cambios demasiado rápidos, que son demasiado perturbadores y socavan las viejas certidumbres y formas de hacer las cosas —efectos secundarios de las revoluciones del más, de la movilidad y de la mentalidad—, ofrece grandes oportunidades para líderes cargados de malas ideas.

En este video el propio autor te presenta lo esencial de su planteamiento:

Este lunes 20 de abril comienza un curso online gratuito sobre la política vista desde el coaching en el que también mencionamos esta obra. Y los días 25, 26, 27 y 28, tendrá lugar el curso presencial "Coaching y política: claves para afrontar la vida en política", donde profundizaremos en el tema. Si te interesa tienes más información y opción de matricularte aquí. 

¿Para qué planificar en un mundo que cambia con tanta rapidez?

Julio Numhauser es un músico, cantante y compositor chileno fundador del grupo Quilapayún. La canción "Todo cambia" es una de sus composiciones más famosas, escrita en su exilio sueco tras el golpe militar del general Pinochet. (hable de ella en este blog hace unos años).

Y todo cambia cada vez con mayor rapidez. Hoy un año es en muchos casos largo plazo. La planificación siempre ha partido de una premisa falsa. Planificamos sobre el supuesto de que los seres humanos somos capaces de prever lo que ocurrirá en el futuro y, como sabemos, la realidad nos muestra continuamente nuestras limitaciones en ese sentido.

Aunque luego siempre descubrimos a alguien que afirma "ya lo decía yo", a todos nos sorprendió la crisis económica y su virulencia o la caída del muro de Berlin. Pero sin irnos tan lejos, cada vez que planificamos algo nos encontramos con rapidez con imprevistos que cuestionan algunas de las premisas sobre las que edificamos la planificación. Entonces, si todo cambia con enorme rapidez y no podemos predecir con un mínimo de rigor los cambios que se avecinan ¿para qué planificar? ¿qué sentido tiene?

En primer lugar, la falta de planificación no es inocente:

1. Si no planificas tú, otros lo harán por ti. Cuando no estableces un rumbo una ruta te vas a ver zarandeado por los vientos que soplan desde todos lados. Las urgencias del día a día, la presión de quiénes sí tiene claro a dónde quiere ir y tratan de arrastrarte hacia la senda que mejor contribuye a sus objetivos. Planificar no lo hace fácil pero nos permite tener más claro nuestro camino y valorar en qué medida lo que nos proponen, lo que surge, va en esa misma dirección o no.

2. Si no planificas ¿con qué criterio priorizas? Gestionar, incluso yo diría que vivir, es elegir. No podemos hacerlo todo, aunque nos gustara. No hay tiempo, no hay recursos. ¿Y con que criterio decidir si no tenemos un rumbo? ¿Lo más barato, lo más nuevo, lo más entretenido, lo más fácil,...? Al planificar nos damos a nosotros mismo una referencia para tomar decisiones: ¿qué es lo que mejor contribuye al logro de mis objetivos?. "La empresa sin estrategia está dispuesta a cualquier cosa" (Michael Porter)

3. Si no planificas ¿cómo puedes compartir con otros, cómo puedes implicar a otros? Hoy pocas pocas se pueden lograr en solitario, estamos interconectados y necesitamos de los otros. Si formamos parte de una organización, si tenemos un equipo esto es aún más incuestionable. Y si no planificamos ¿cómo vamos a poder generar objetivos compartidos? ¿cómo vamos a compartir con otros hacia dónde vamos y que camino seguir? ¿cómo vamos a generar implicación?. "Sólo es posible avanzar cuando se mira lejos" (Ortega y Gasset)

Pero no cualquier planificación vale:

1. A menudo lo contrario de la claridad es el detalle. Hay una tendencia a asociar planificar con desarrollar hasta detalles nimios las acciones que han de desarrollarse y el calendario concreto en que han de desarrollarse. Tal volumen de detalle lo que logra es que nos perdamos en él y la planificación pierda su función orientadora. La planificación se acaba convirtiendo en un fin en si misma, en lugar de en una herramienta que nos oriente. En un plan tenemos que aplicar la máxima "cuanto menos mejor". Cuantas menos estrategias mejor, cuantas menos acciones mejor, cuantos menos indicadores mejor. En planificación también el exceso mata.

2. Más importante que el plan es el proceso de planificar. El plan es un documento estático que puede hacerlo una persona o una consultora externa. Sin embargo, hecho así el plan va a servir de bien poco. Por un lado porque hemos perdido la oportunidad de convertir el proceso de elaboración en un proceso de compartir e implicar. De otros porque, hecho así, es imposible que sea nuestro plan. Será el plan de la consultora o el plan de menganito. Y cuando no hemos vivido el proceso de elaboración del plan nos quedamos sin criterio para modificarlo y adaptarlo a los cambios que van a ir surgiendo. “Un plan no es nada, pero la planificación lo es todo” (Dwight D. Eisenhower) 

3. Más importante que el plan es la sistemática para gestionarlo. Un plan ha de ser un mapa de referencias más que una guía detallada de pasos. Los aspectos concretos del plan han de ser revisados con frecuencia para adaptarlos a la realidad cambiante. Por eso, un plan sin una clara sistemática para seguirlo y adaptarlo se convertirá rápidamente en una antigüedad guardada en un cajón o en un corsé que limite a la propia organización.

4. Más importante que planificar es actuar. Tom Peters provocaba con su frase "Despida a los planificadores. Deja de pensar y actúa". La planificación puede llevarnos con facilidad a la parálisis por el análisis. Planifiquemos lo justo para encontrar sentido a las acciones y pongámonos manos a la obra.

5. La mejor planificación es la que no se cumple, porque eso será muestra de que realmente estamos atentos a lo que ocurre a nuestro alrededor y somos lo suficientemente flexibles para adaptarnos a ese entorno, cambiando lo que sea necesario cambiar de lo que inicialmente hemos planificado. Cuando una empresa me muestra su plan estratégico y veo que está elaborado hace un par de años o más y no se ha modificado, estoy seguro que ha dejado de ser una herramienta útil hace mucho tiempo. Y eso en el mejor de los casos, porque puede haberse convertido en un corsé para su propio desarrollo.

Resumiendo, planificar sí pero de una manera ágil, fresca, inspiradora, participativa, útil y al servicio de el futuro que deseamos alcanzar.

Taller online gratuito: la política vista desde el coaching. Introducción al coaching político

A partir del 20 de abril, de la mano de EMANA, voy a facilitar un taller online gratuito sobre "la política vista desde el coaching". Una introducción a lo que se viene en denominar coaching político. El objetivo es establecer unas lineas de referencia sobre lo que el coaching puede aportar a la política y, sobre todo, provocar la reflexión en torno a la política desde las diferentes perspectivas de las personas participantes.

Para ello, habrá un pequeño video de introducción a cada uno de los cuatro módulos del curso. Una breve lectura y una serie de preguntas para la reflexión con la propuesta de colocar en el foro las respuestas que cada uno considere más significativas, de tal forma que se genere un debate compartido que permita construir una reflexión colectiva en torno al tema.

El primero de los módulos se titula "Coaching y política". En él reflexionaremos sobre qué es el coaching y qué puede aportar a la política. El segundo, bajo el epígrafe "Ciudadanía, política y coaching" llevará el debate al entorno del ciudadano o ciudadana, planteando una reflexión sobre qué papel ha tenido la política en nuestra vida y qué significa el poder para cada uno de nosotros. El siguiente bloque está orientado al "Compromiso político", a reflexionar sobre su sentido, sobre las lealtades que genera, el papel de las organizaciones políticas en ese compromiso. Finalmente, el último módulo, dirigirá su foco a las personas que están en política como cargos públicos ¿cómo es la vida en política? ¿qué tiene de singular el liderazgo político?

Lógicamente el curso es una introducción a un tema que me apasiona. No tiene como objetivo agotar cada tema planteado sino introducir una mirada diferente y generar un debate en el foro que espero sea muy enriquecedor.

No existe una sociedad sin política, ya que política es la forma de abordar los asuntos que son de interés colectivo. La cuestión es qué política queremos y qué hacemos para construirla, sobre esa inquietud surge este curso como provocación para la reflexión. Me encantaría poder contar contigo y escuchar tus reflexiones para contribuir a una política mejor.

Si estás interesado aquí tienes algo más de información y la ficha de inscripción en el curso.

Gestion pública y orientación a los resultados: algunas ideas prácticas

A comienzos de febrero reflexionaba sobre la gestión orientada a los resultados en la administración pública. Mencionaba la necesidad de establecer objetivos más concretos de los que habitualmente podemos encontrar y especificar indicadores para poder realizar su seguimiento. Lourdes Zanuy, Cap de Servei de los Servicios Sociales del Ayuntamiento de Lleida, planteaba que quedaban claros los ejemplos de lo que no son objetivos que sirvan en una gestión orientada a resultados pero que era el momento de mostrar qué tipo de objetivos son los que sirven. Tal y como le prometí, recojo el guante.

Puede parecer una obviedad, pero para establecer objetivos útiles para una gestión orientada a resultados, lo primero que tenemos que tener claro es qué resultados queremos obtener. Tomo como ejemplo uno de los objetivos genéricos que ya mencionaba en el anterior post: Potenciar medidas para la integración social de las personas inmigrantes. ¿Cómo convertirlo en un objetivo que pueda ser evaluable y medible?

En primer lugar, el enunciado de ese ejemplo real centra la atención en los medios y no en los resultados. Parece que de lo que se trata es de potenciar medidas, no de obtener resultados con ellas. Si lo formulamos "aumentar la integración social de las personas inmigrantes", seguimos siendo abstractos pero al menos ponemos el foco en los resultados y no en las cosas que hacemos.

El segundo paso, partiendo de este ajuste, implica reflexionar sobre qué entendemos por integración social. Son pocas las políticas públicas que tienen una respuesta clara y concreta a una pregunta como ésta. Como ya decía entonces, nadie dijo fácil. Sin embargo, generar ese debate y encontrar una base de acuerdo en el equipo técnico y político me parece en sí mismo un gran avance. Ahora que tanto hablamos de transparencia, me parece un ejercicio de gran transparencia poder explicar a la ciudadanía, por ejemplo, qué entiende este Ayuntamiento, Diputación o Gobierno por integración social o por recuperación económica, o fomento del comercio, o mejora de la calidad de vida, etc.

Frecuentemente, una fuente de problemas entre la perspectiva política y la técnica, y dentro del propio equipo técnico, reside en que conviven diferentes formas de entender los conceptos genéricos que se manejan. Formas diferentes que no han sido explícitamente contrastadas y que provocan la confrontación cuando se discute sobre la oportunidad de una u otra medida. Al discutir sobre la consecuencia de una determinada manera de ver el problema, en lugar de sobre la forma en que ese problema se ve, resulta imposible llegar a un acuerdo. Cuando ponemos sobre la mesa nuestros marcos de referencia hay más probabilidades de encontrar los márgenes para el acuerdo.

Sigamos. Imaginemos que hemos llegado a un acuerdo de mínimos (y en esto la investigación y la universidad nos debe ayudar). Por ejemplo, entendemos que una familia está integrada socialmente si:

- tiene una vivienda con las mínimas condiciones de salubridad (deberemos definirlas);

- está en contacto con el mercado laboral, idealmente mediante un trabajo remunerado pero también puede ser muestra de integración social el estar inscrito en la agencia de empleo correspondiente y realizar actividades formativas;

- están escolarizados los menores que puedan existir en el entorno familiar;

- participa en alguna asociación o grupo local, ya sea cultural, deportivo o de cualquier otro tipo.

De manera complementaria, podríamos también acordar qué síntomas muestran una falta de integración social, además de la carencia de los aspectos anteriores. Así, por ejemplo, el paro de largo duración, la percepción de ayudas sociales más allá de determinado margen de tiempo, las detenciones por cualquier tipo de delito,...

Una vez que tenemos desglosado el concepto genérico que daba forma a la redacción inicial del objetivo, lo siguiente que tenemos que preguntarnos es ¿sabemos cuál es la situación actualmente en el municipio o en el ámbito territorial correspondiente? Es decir ¿qué datos tenemos sobre esos aspectos? Si no tenemos información sobre la situación actual es imposible que podamos tener una referencia sobre los resultados que obtenemos y, de nuevo, volveremos a contentarnos con hacer cosas. Si no hay datos, o no son suficientes, quizás la primera tarea de una gestión orientada a los resultados tenga que ser precisamente conocer con más solidez la realidad sobre la que se pretende intervenir.

Y si tenemos la información para conocer el punto de partida en que nos encontramos, es decir, cuál es la dimensión del problema, ya no resulta tan difícil establecer objetivos concretos que orienten nuestra gestión hacia los resultados: aumentar en X el porcentaje de personas inmigrantes que presentan las características de integración social que hemos definido y reducir en Y el porcentaje de personas inmigrantes que presentan los síntomas que hemos identificado como muestra de falta de integración social.

Más allá del aspecto numérico, al concretar nuestros objetivos focalizamos los ámbitos prioritarios sobre los que intervenir, a la vez que ponemos de manifiesto la complejidad del abordaje de determinadas políticas. Por eso, más importante aún es establecer los foros adecuados para realizar el seguimiento de los planes previstos con el fin de obtener esos resultados. Al fin y al cabo, la definición de objetivos tiene mucho de hipótesis a contrastar. Si hacemos esto y esto y esto, entonces ocurrirá esto y obtendremos los resultados esperados. En ocasiones, lo que la experiencia nos muestra es que no obtenemos los resultados esperados porque la hipótesis es falsa. Pero para este post ya vale con lo dicho.

Herramientas y métodos para el cambio profundo desde la teoría U: Transforming Business, Society, and Self

Tal y como comenté unos post atrás, he participado en el curso on-line liderado por Otto Sharmer desde el MIT. Bajo el título U.Lab: Transforming Business, Society and Self, durante estas semanas hemos ido revisando la Teoría U y conectándola con herramientas y métodos para utilizar en la práctica.

Entre los últimos vídeos que Otto Sharmer nos ha regalado en este curso (literalmente ya que el curso ha sido gratuito para las 28.000 personas participantes desde todos los rincones del planeta), ha habido uno en el que ha resumido el recorrido realizado a través de esos métodos y herramientas. Dedico este post a transcribirlos y compartirlos.

Cómo podéis apreciar el la foto, son 13 los elementos que se han ido abordando a lo largo de estas cinco semanas. En esa imagen los podéis ver colocados a lo largo del dibujo que caracteriza a la teoría U. Voy a mencionar los nueve que recorren precisamente esa U ya que los otros cuatro son más bien un soporte general al proceso.

1. Los cuatro niveles de escucha: un primer nivel (denominado descarga) en el que estamos centrados en escuchar nuestro propios juicios y opiniones más que los de los otros. Un segundo nivel (mente abierta) en el que escuchamos hechos, datos que pueden contradecir nuestras propias opiniones. Un tercer nivel (corazón abierto) en el que escuchamos "mirando" a través de los ojos de la otra persona, en el que escuchamos desde una conexión emocional con el otro, empíricamente. Y un cuarto nivel (voluntad abierta) desde el que nos abrimos a escuchar el futuro emergente como un todo. Estos niveles los podemos utilizar para auto evaluar en que nivel de escucha nos encontramos nosotros, nuestro equipo, nuestra organización,...

2. El paseo empático: compartir un paseo con otra persona en el que buscamos aplicar el tercer nivel de escucha mencionado, tratamos de ponernos en "los zapatos" de la otra persona. Entender cómo vive ella la situación, conectarnos emocionalmente con ella.

3.  Los cuatro niveles de conversación: La conversación "políticamente correcta", en la que decimos lo que creemos que se espera que digamos. La conversación debate, en la que hablo desde mi punto de vista y me confronto con lo que otros dicen diferente. La conversación diálogo, en la que veo mi opinión como un punto de vista, sintiéndome parte de un todo. Un diálogo en el que uso la indagación como camino para entender a la otra persona. Y, finalmente, la conversación generativa, en la que conversamos desde la suspensión de juicios, desde la conexión con el presente, con el futuro que emerge.

4. Videos: facilitados en el curso y que pueden ser usados en otros contextos de aprendizaje. Videos que muestran conceptos clave del proceso U.

5. Diario. Dónde recoger las sensaciones que estás viviendo en el momento. Como herramienta para conectar con uno mismo.

6. Momentos de mindfullness. Una manera intencionada de generar espacios en los que suspender los juicios y conectarnos con lo esencial.

7. Adentrarnos en el futuro que emerge. Desde la conexión profunda con el presente y con nosotros mismos, nos dejamos sentir y explorar que surge, que aparece que nos conecta con el futuro.

8. Círculos de coaching. Espacios compartidos con otras personas para compartir y escuchar desde una posición de indagación, respeto profundo y apoyo.

9. Generación de prototipos. El curso ha aportado algunas prácticas de elaboración de prototipos, así como algunas ideas claves para hacerlos. No esperar a tenerlo todo claro para pasar a la acción. Empezar a dar forma al futuro que emerge, aún con la inseguridad de saber si funcionará el prototipo. Buscar el contraste, el aprendizaje a partir de mostrar prototipos, no solo ideas o proyectos genéricos.

Darse permiso para crear un entorno seguro de experimentación. Crear entornos que den soporte al aprendizaje haciendo.

Y los cuatro elementos de soporte son:

• El modelo del iceberg que ya mencioné en el anterior post.
• La propia teoría U.
• La matriz de la evolución social explicada en este post por Javier Martín.
• "Sostener el espacio" en el que se produce el proceso a través de la U. Esto es, ser capaz de facilitar el camino de la persona o el equipo que busca conectarse con el futuro emergente, aportando un marco, un contexto de seguridad, siendo capaz de mantenerse en un punto equilibrado entre el estar demasiado implicado y el estar demasiado alejado.

Aunque no he podido participar en los espacios compartidos que el curso proponía, la experiencia me ha resultado enriquecedora. Me ha permitido conocer mejor la teoría U y sus implicaciones. Hacerlo además de la mano de Otto Sharmer, su creador, ha resultado especialmente atractivo. Por si fuera poco, he podido disfrutar de una larga conversación entre Otto y Peter Senge, que ha sido para mi una referencia a la hora de entender el cambio en las organizaciones y el enfoque sistémico. Aprender y explorar nuevos territorios siempre me conecta con una fuerte energía, además de llevarme a conectar experiencias y conocimientos adquiridos en otros contextos. Y además he practicado inglés !!!!!

La importancia de la conversación transformadora

En los últimos meses parece que el conversar ha despertado el interés de personas a las que sigo habitualmente. Mi amigo Germán Gómez Santa Cruz lleva un tiempo orientando su interés hacia las conversaciones con los clientes. De hecho ha abierto una nueva página web que se titula Conversaciones con clientes. Sobre ese hilo, ha mantenido un debate con Julen Iturbe.

También Andrés Ortega ha publicado recientemente un post sobre la cultura de la conversación en el que subraya "La cultura de la conversación se ha convertido con toda seguridad en los últimos años en uno de los conceptos más en boga en los foros del management de vanguardia. Pero que algo desfile por las pasarelas no significa necesariamente que acabe en los escaparates y aún menos que se vista por la calle... Como sucede en la “haute couture”, algunos conceptos de management necesitan ser customizados y adaptados a la realidad, de otro modo, corren el riesgo de convertirse en una colección de impacto que nunca llego a ser consumida por el gran público."

En enero, Manel Muntada dedicó una entrada a la conversación en su blog CumClavis. En 2012 ya habló de la conversación en consultoría. Y el blog Trabajo Colaborativo, con la batuta de Jesús Martinez, también aportó su reflexión sobre la conversación como uno de los tres componentes del nuevo aprendizaje corporativo (los otros dos son co-crear y curar). Pocos días después, una nueva entrada en este blog mencionaba algunas lecturas sobre el papel de la conversación en el aprendizaje y mencionaba a Theodore Zeldin (en la foto de inicio del post) y su libro La conversación, publicado en 1998. Un libro breve, subtitulado "Cómo el diálogo puede transformar tu vida" y magníficamente editado con dibujos del propio autor, del que entresaco estas frases:

«La verdadera conversación prende fuego. Se trata de algo más que emitir y recibir información. (...) En la conversación no se trata sólo de conseguir información o compartir emociones, ni es únicamente una manera de meter ideas en la cabeza de los demás. (...) La conversación es un encuentro de mentes con recuerdos y costumbres diferentes. Cuando las mentes se encuentran, no solo intercambian hechos: se transforman, se remodelan, extraen de ellas implicaciones diferentes y emprenden nuevas sendas del pensamiento. La conversación no sólo vuelve a mezclar las cartas, sino que crea cartas nuevas.»

Sobre el papel transcendental de las conversaciones en las empresas ya escribió Rafael Echeverría en 1994: «Si queremos comprender una empresa debemos examinar las conversaciones que la constituyeron en el pasado y las que la constituyen en la actualidad. La fortaleza de una empresa nos conducirá siempre a la fortaleza de sus conversaciones. Sus debilidades se relacionan con las debilidades de sus conversaciones o con el hecho de que podrían faltar algunas conversaciones decisivas» (Ontología del lenguaje).

En este sentido resulta interesante la investigación que realizó Hermann Simon con las 500 mejores PYMES del mundo (publicada bajo el título Líderes en la sombra, Editorial Planeta. 1997). En ella concluye:

«El mero hecho de cambiar estructuras y sistemas apenas incidía en el aumento del rendimiento. (...) De hecho, la mitad de los más productivos no contaban con casi ningún procedimiento formal de gestión de rendimientos. ¿Cómo se explica esto? Todo se reduce a saber cómo las personas manejan las conversaciones cruciales. Dentro de las empresas con altos rendimientos, cuando los empleados no cumplen sus promesas, los colegas intervienen voluntaria y eficazmente para abordar el problema.»

Un clásico de la teoría de las organizaciones como Henry Mintzberg explica cómo organizar implica dividir, separar en unidades, secciones, áreas, etc. Pero, a la vez, requiere de coordinar el trabajo que se ha dividido. Para ello, identifica seis mecanismos de coordinación: coordinación de procesos, de resultados, de habilidades, de normas, adaptación mutua y supervisión directa. En todos ellos, en mayor o menor medida, el medio que permite la coordinación son las conversaciones. De forma evidente en la supervisión directa y la adaptación mutua. Sin embargo, incluso cuando se coordinan procesos, resultados, habilidades o normas, no es pensable que se pueda hacer sin acudir en un momento u otra a conversaciones. De ahí, que la competencia en el manejo de conversaciones se convierte en una competencia estratégica para el éxito organizacional. Enric Brull ha trabajado bastante sobre la relación entre el enfoque de Mintzberg y lo que denomina el sistema conversacional.

Y qué decir si partimos desde una perspectiva que subraye el trabajo en red, en la que la relación entre los nodos necesita de conversaciones. O de trabajo en colaboración, o de participación. Sin conversaciones se convierten en conceptos vacíos. Al conversar los hacemos posibles.

¿Cómo gestionar el conocimiento si no sabemos conversar adecuadamente para compartirlo y aprender mutuamente? ¿Cómo conseguir equipos de alto rendimiento si no sabemos conversar, si no respetamos la perspectiva del otro y estamos dispuestos a aprender de él? ¿Cómo generar compromiso en las personas si no sabemos desarrollar conversaciones que generen confianza? ¿Cómo tener buenos resultados cuando no tenemos habilidades para decir a los demás lo que necesitamos de ellos y expresarles nuestra valoración respecto a su desempeño?

Sin embargo, una competencia tan crucial apenas es objeto de atención en todo el proceso formativo. Aprendemos a hablar de manera autodidacta. Adquirimos la habilidad de expresarnos lingüísticamente. A partir de ahí, el proceso educativo va perfeccionando nuestra gramática, enriqueciendo nuestro vocabulario, enseñándonos a escribir,... Sin embargo, no dedicamos tiempo a enseñar ni a aprender a conversar. Parece que el hablar conlleva la sabiduría del conversar, pero no es así. Hay personas que hablan brillantemente, magníficos comunicadores, extraordinarios recitadores de monólogos, pero son penosos conversadores.

Zeldin afirma que "el siglo XXI requiere una nueva ambición: no se trata tanto de hablar como de conversar". Me parece importante que la conciencia de la necesidad de mejorar la cantidad y la calidad de nuestras conversaciones vaya calando en la sociedad.